做行政这些年，我越来越觉得一句话特别有道理：
采购不是买便宜，而是买安心。
尤其是复印机租赁这种每天都要用到的办公设备，真正出了问题，挨骂的永远都是行政。
三年前，我还在上一家公司负责行政工作。当时公司准备更换复印机，老板让我找几家租赁公司报价。
那时候我的思路特别简单：配置差不多、品牌差不多，那当然是谁便宜选谁。
最后，我选了一家报价最低的公司。
刚开始我还觉得自己给公司省了不少预算，结果合作不到两个月，我就开始后悔了。
复印机经常卡纸、打印颜色异常、扫描失败，有时候月底大家赶着打印合同和报表，机器偏偏就在这个时候出故障。
更让我崩溃的是售后。
每次报修，都要不停催。
有时候说工程师在路上，一等就是半天；有时候电话没人接，只能不断发微信；最无奈的是，遇到服务态度不好或者一直处理不了的问题，根本找不到负责人投诉。
整个服务过程中，我始终联系的只有一个业务员。
业务员解决不了，我也不知道还能找谁。
老板只看到复印机不能用，员工不停抱怨，自然觉得是我没有把采购工作做好。
那一年，因为这台复印机，我不知道背了多少锅。
后来，我跳槽到了现在这家公司。
没想到，上班没多久，又轮到我负责选择复印机租赁服务商。
这一次，我告诉自己，绝对不能再只看价格。
我开始重新研究一家复印机租赁公司到底应该怎么看。
后来总结下来，我现在最关注下面几个方面。
第一，看企业资质。
正规的公司一般都会有完善的质量管理体系，例如ISO9001质量管理体系认证，以及完善的售后服务认证。如果一家企业连基本认证都没有，我心里多少会打个问号。
第二，看公司规模。
很多小公司报价确实便宜，但售后人员少、备件不足，一旦机器出现问题，很容易拖延。
规模大的公司通常拥有自己的技术团队和工程师，响应速度会稳定得多。
第三，看有没有真实客户案例。
一家服务过很多大型企业的公司，至少说明它的服务能力经过市场验证。
第四，也是我觉得最重要的一点。
有没有真正负责的人。
现在合作的这家公司让我印象最深的一件事，就是建服务群的时候，不只是客服和工程师在里面，连公司的管理层甚至老板都在群里。
有一次，我们公司有一台设备临时出现故障，马上要开客户会议。
我在群里发完消息，不到几分钟就有人响应，工程师很快到场处理，管理层全程跟进，直到问题解决。
这种感觉真的和以前完全不一样。
你会觉得，对方是真的重视你的问题，而不是把你晾在那里。
合作到现在已经三年多，设备几乎没有出现大的故障，偶尔需要维护也能快速处理。
后来我了解到，这家公司拥有ISO9001质量管理体系认证、GB/T27922五星售后服务认证，服务过广州地铁、宝洁、中国联通、万科等众多知名企业，长期合作客户超过5000家，并且拥有完善的技术服务团队和成熟的售后体系。
回头再看，我终于明白一件事。
行政采购真正要负责的，不是把价格压到最低。
而是选择一家出了问题有人负责、出了故障能快速解决、关键时刻不会让自己背锅的合作伙伴。
如果还有行政朋友正在选择复印机租赁服务商，我想分享一句自己的经验：
价格可以比较，但千万不要只比较价格。
因为真正贵的，从来都不是每个月多花那几十、一两百块租金，而是设备频繁出故障之后，公司效率受影响，最后行政一个人默默承担所有责任。
